Økonomistyring af tværgående løsninger

Flere kommuner arbejder allerede målrettet med eller overvejer at gå i gang med at implementere løsninger, der går på tværs af de kommunale serviceområder – ofte beskæftigelsesområdet og socialområdet. Løsningerne anlægger et helhedsperspektiv og samordner eksisterende indsatser i kommunen, så borgere med komplekse og sammensatte problemer får færre sagsbehandlere at forholde sig til og færre steder, de skal henvende sig. Eksempelvis arbejder ni kommuner med sammenhængende borgerforløb i frikommunenetværket ’Én plan’.

Tværgående løsninger kræver særlige overvejelser i forhold til økonomistyringen, for når løsningerne går på tværs af budgetansvarsområder, kan det økonomiske ansvar også være delt. Og mens en indsats kan koste penge på ét område, så kan den give besparelser på et andet.

Derfor har Partnerskabet om kommunal økonomistyring mellem KL og regeringen bedt VIVE om at undersøge økonomistyringen af tværgående løsninger. Undersøgelsen afdækker nogle af de konkrete udfordringer på området og giver inspiration til, hvordan kommunerne kan tilrettelægge og videreudvikle økonomistyringen af tværgående løsninger.

VIVE har analyseret økonomistyringspraksis i fem kommuner, der arbejder med tværgående løsninger målrettet udsatte familier. De fem kommuner arbejder tværgående på forskellige måder og i forskellige stadier.

Konklusion

På baggrund af undersøgelsen kan VIVE pege på seks fokuspunkter i forbindelse med økonomistyring af tværgående løsninger:

Fokuspunkt 1: Organisatorisk forankring og ledelsesopbakning

Det kan være væsentligt at forankre en tværgående løsning i en af kommunens overordnede strategier og at sørge for selvstændig politisk godkendelse af løsningen, hvis man vil sikre tilstrækkeligt politisk fokus på det tværgående arbejde. Det kan være en fordel at sikre entydig forankring i direktionen.

Deltagerkommunerne har gode erfaringer med et fast mødeforum for chefer med budgetansvar for de sektorområder, der er involveret i de tværgående løsninger. Den praksis sikrer, at man hurtigt kan afklare bevilling og betaling af særligt store indsatser, drøfte opfølgning på aktiviteter og økonomi, afklare principielle problemstillinger og skabe fælles faglig forståelse på tværs af sektorområder.

Fokuspunkt 2: Udvælgelse af familier

I udvælgelsen af familier eller borgere, der skal være en del af den tværgående løsning, kan det være relevant at tage udgangspunkt i både kvantitative data og faglige vurderinger. Alle deltagerkommuner har opsat faste kriterier for, hvilke familier der kan indgå – for eksempel ved at familierne skal have sager på mindst to sektorområder, og at de er motiverede for at deltage i den tværgående løsning.

Fokuspunkt 3: Organisering af løsning

Det er forskelligt, om deltagerkommunerne har valgt at organisere løsningen i et netværk eller som en enhed.

VIVEs undersøgelse kan ikke entydigt pege på, hvilken organisering der er mest fordelagtig, og beskriver i stedet fordele og ulemper ved begge former.
Fordele ved netværksorganisering er, at den er enkel at etablere, og at sagsbehandlerne kan fastholde deres faglige specialisering, fordi de er tilknyttet et fagligt miljø i sektorområdet. Netværksorganisering understøtter desuden økonomistyring på de eksisterende sektorområder, fordi kompetence til at visitere til og forpligtelse til at betale for indsatser forbliver samlet på sektorområderne. Den tværgående økonomistyring kan derimod vanskeliggøres af, at udgifter, aktiviteter og resultater er spredt ud på de eksisterende områder.

Fordele ved enhedsorganisering er, at den kan fremme tværfaglig nytænkning og samarbejde, da sagsbehandlerne arbejder fysisk sammen i en selvstændig enhed frem for at være spredt. Desuden kan det give hurtigere sagsbehandling og være med til at sikre, at den optimale tværgående indsats iværksættes. En ulempe er, at enhedsorganisering kan vanskeliggøre økonomistyring, hvis kompetence til at visitere til og forpligtelse til at betale for indsatser er adskilt. Man kan derfor overveje at oprette et selvstændigt budget til enheden.

Fokuspunkt 4: Økonomistyringsprincipper – hvem kan visitere, og hvem skal betale

Når man etablerer en tværgående løsning, er det væsentligt at skabe klarhed over, hvem der har kompetencen til at bevilge hvilke indsatser (visitationskompetencen), og hvem der har betalingsforpligtelsen for indsatserne. Hvis tværgående indsatser ikke bevilges og betales inden for samme budgetramme, kan det være vanskeligt at styre økonomien. Kommunen kan derfor med fordel overveje særlige tiltag for at sikre økonomistyringen af tværgående løsninger, herunder eksempelvis:

• Modeller til at koordinere visitation til indsatser på tværs af sektorområder
• Modeller til at fordele betalingsforpligtelse
• Modeller til at følge op på økonomien i indsatser inden for den tværgående løsning.

Fokuspunkt 5: Budgetlægning

Det er væsentligt at have klarhed over det samlede ressourcetræk til de konkrete familier eller borgere i løsningen og at kunne følge op på det.

Deltagerkommunernes erfaring er, at man kan sætte tværgående løsninger i gang, selvom man ikke indledningsvis har overblik over, hvordan udgifter og gevinster er fordelt mellem sektorområder. Det er dog vigtigt at opgøre fordelingen, eksempelvis hvis man skalerer løsningen op, hvis der er store effektiviseringskrav knyttet til løsningen, eller hvis der er en stærk skævhed i fordelingen af udgifter og gevinster mellem sektorområder. En opgørelse kan også bruges i efterfølgende år til at lægge et budget, der tager højde for den reelle fordeling af udgifter og gevinster mellem sektorområder.

Fokuspunkt 6: Økonomisk opfølgning og styringsinformation

Det er væsentligt at have økonomisk opfølgning på og styringsinformation for den tværgående løsning, så man både kan følge og styre udgifterne og vurdere resultaterne af den tværgående løsning. Det er derfor en fordel at kunne identificere og følge borgere og familier i de tværgående løsninger i forskellige it-systemer, så man kan opgøre familiernes samlede ressourcetræk på tværs af sektorområder.

Deltagerkommunernes erfaringer viser, at man med fordel kan følge op på cpr-registrerede udgifter, og at der er et uudnyttet potentiale i at lave faglig styringsinformation og resultatopfølgning. Selvom der kan være udfordringer ved at samkøre data, mener alle deltagerkommuner at kunne løse disse.

PowerPoint til inspiration

Ud over en rapport har VIVE udarbejdet en PowerPoint-præsentation med:

• overblik over rapportens hovedkonklusioner
• konkrete praksiseksempler fra kommunerne til inspiration
• spørgsmål til refleksion i egen kommune.

PowerPoint-præsentationen kan anvendes til at drøfte, hvordan økonomistyringen kan tilrettelægges, når man sætter en tværgående løsning i gang i egen kommune, eller til at overveje, om der er anledning til at justere økonomistyringen af kommunens nuværende tværgående løsninger.

Derudover vil der i foråret 2019 blive afholdt et inspirationsseminar om økonomistyring af tværgående løsninger med udgangspunkt i analysens resultater.

Metode

Datagrundlaget for analysen består af centrale dokumenter og interview med en række medarbejdere og chefer fra de fem kommuner, der medvirker i analysen. I hver kommune medvirker medarbejdere og chefer fra de sektorområder, der er involveret i kommunens tværgående løsning. I analysen indgår interview med blandt andre budgetansvarlige fagchefer, afdelingsledere og medarbejdere fra beskæftigelsesområdet, området for udsatte børn og unge, området for udsatte voksne samt fra kommunernes økonomifunktion.

Derudover er der i hver kommune afholdt en miniworkshop, hvor flere interviewpersoner på tværs af områder har drøftet kommunens tværgående løsning. Endelig har VIVE faciliteret en fælles tværkommunal workshop, hvor undersøgelsens konklusioner er blevet kvalificeret af deltagerkommunerne.